Когда вы покупаете топливо оптом, вместе с партией поступает целый пакет документов. Часть из них критически важна для бухгалтерии и налоговой отчётности, часть — для контроля качества, часть — для отдела закупок и логистики. Разбираемся подробно: какие документы должен предоставить поставщик, что именно в них смотреть, и что делать если документ не дали.
Обязательный пакет документов на партию
При оптовой поставке дизельного топлива (или другого нефтепродукта) поставщик обязан предоставить:
| Документ | Зачем нужен | Обязательность |
|---|---|---|
| ТТН (товарно-транспортная накладная) | Подтверждение перевозки, основание для приёмки | Обязательно при перевозке |
| УПД (универсальный передаточный документ) | Заменяет накладную ТОРГ-12 и счёт-фактуру, основа для НДС-вычета | Обязательно |
| Паспорт качества | Подтверждение характеристик топлива от НПЗ | Обязательно по ГОСТ |
| Сертификат соответствия ГОСТ | Подтверждение соответствия партии ГОСТ 32511-2013 | По запросу |
| Декларация соответствия ТР ТС 013/2011 | Подтверждение экологического класса (К5/Евро-5) | По запросу |
| Карта партнёра | Реквизиты поставщика (для первой сделки) | По запросу |
| Договор поставки | Основание для поставок (одно на серию) | Обязательно для регулярных поставок |
ТТН — товарно-транспортная накладная
ТТН подтверждает факт перевозки груза и используется для приёмки. По форме 1-Т (грузовая) или 1-ТН (нефтепродукты). С 2021 года также применяется электронная транспортная накладная (ЭТРН).
Что должно быть в ТТН на нефтепродукт:
- Грузоотправитель (НПЗ или нефтебаза) и грузополучатель (ваше юр. лицо)
- Перевозчик с реквизитами (для собственного автопарка — реквизиты поставщика)
- Номер договора между поставщиком и грузополучателем
- Наименование груза с маркой и классом топлива (например, «Дизельное топливо ЕВРО, сорт C, экологический класс К5»)
- Масса в тоннах и/или объём в литрах при +20°C (рекомендуется в обоих единицах)
- Плотность и температура на момент отгрузки
- Номер бензовоза и государственный регистрационный знак
- Дата и время загрузки, дата выгрузки
- Подписи: грузоотправителя, водителя, грузополучателя
При приёмке проверяйте: совпадает ли марка ДТ в ТТН с заказанной, совпадают ли объёмы (с учётом пересчёта по плотности и температуре), нет ли расхождений в реквизитах.
УПД — универсальный передаточный документ
УПД — это документ, который заменяет одновременно ТОРГ-12 (товарную накладную) и счёт-фактуру. Введён ФНС с 2013 года для упрощения документооборота. На практике с 2018 года почти весь B2B оборот в РФ перешёл на УПД через ЭДО.
УПД бывает двух статусов:
- УПД статус 1 — заменяет накладную И счёт-фактуру. Применяется когда вы плательщик НДС. Содержит все реквизиты счёт-фактуры (ставка НДС, сумма НДС отдельной строкой).
- УПД статус 2 — заменяет только накладную. Применяется при УСН или экспорте без НДС.
Что в УПД на ДТ:
- Реквизиты продавца и покупателя (наименование, ИНН, КПП, юр. адрес)
- Номер и дата документа
- Номер и дата договора
- Наименование товара (полная маркировка ДТ)
- Единица измерения, количество, цена за единицу
- Сумма без НДС, ставка НДС (20%), сумма НДС, итого с НДС
- Подписи руководителя и главного бухгалтера (для бумажной формы) или КЭП (электронной)
УПД — основа для вычета НДС в вашей бухгалтерии. Все УПД проходят сверку с книгой продаж поставщика через систему АСК НДС-2. Любые расхождения — это вопросы налоговой.
Паспорт качества — главный документ контроля
Паспорт качества выдаёт лаборатория НПЗ-изготовителя на каждую партию топлива. Это не сертификат соответствия (он добровольный) и не декларация (она на серию продукции), а конкретный отчёт лаборатории о результатах испытаний конкретной партии.
Что должно быть в паспорте качества:
- Наименование НПЗ-изготовителя
- Номер партии и/или цистерны
- Дата и время отбора пробы
- Полная маркировка топлива (марка, класс, ГОСТ)
- Все нормируемые показатели с указанием: Нормы по ГОСТ
- Фактического значения
- Метода испытания (ГОСТ или ИСО)
Для дизельного топлива по ГОСТ 32511-2013 в паспорте обычно 13-15 показателей. Подробнее о каждом — в нашей статье про расшифровку ГОСТ 32511-2013 .
На что обратить внимание:
- НПЗ-изготовитель. Должен быть указан реальный завод (ТАНЕКО, Газпром нефть, Роснефть, Лукойл, Башнефть и т.п.), а не «нефтебаза» или «торговый дом». Перевыпуск паспорта посредником — повод проверить происхождение партии.
- Дата отбора пробы. Должна быть близкой к дате отгрузки (обычно тот же день или предыдущий). Старая дата может означать, что партия стоит на складе уже давно.
- Все параметры в норме. Если хоть один параметр на грани или выше нормы — повод задуматься.
- Сезонность. Марка топлива должна соответствовать сезону применения. В декабре летнее ДТ — это серьёзный риск.
Сертификат соответствия и декларация
В России существует несколько форм подтверждения соответствия:
Декларация соответствия ТР ТС 013/2011
«Технический регламент Таможенного союза о требованиях к автомобильному и авиационному бензину, дизельному и судовому топливу, топливу для реактивных двигателей и мазуту». Обязательна для оборота нефтепродуктов в странах ЕАЭС.
Декларация выдаётся НПЗ или организацией, выпускающей продукцию в обращение, и действует на серию (всю продукцию данной марки от данного производителя, обычно на 3-5 лет). В декларации указан:
- Экологический класс (К3, К4, К5)
- ГОСТ или ТУ, по которому выпущена продукция
- Контрольный знак соответствия
Сертификат соответствия ГОСТ Р
Добровольный документ. Подтверждает соответствие продукции конкретному ГОСТ. Для гражданского ДТ обычно не выдаётся (вместо него — декларация ТР ТС), но может быть запрошен в особых случаях (тендеры, оборонзаказ, экспорт).
Сертификат происхождения товара
Форма СТ-1 (для ЕАЭС) или общая (для других стран). Подтверждает страну происхождения нефтепродукта. Может понадобиться при экспорте.
ЭДО — электронный документооборот
Бумажный документооборот в B2B нефтепродуктов практически ушёл в прошлое. Большинство сделок оформляются через системы ЭДО:
| Оператор ЭДО | Особенности | Совместимость |
|---|---|---|
| Диадок (СКБ Контур) | Самая распространённая в B2B РФ, интеграция с 1С, СБИС, Контур-бух | Роуминг со всеми операторами |
| СБИС (Тензор) | Очень распространена среди МСП, удобный веб-интерфейс | Роуминг работает |
| Контур-Диадок | Связка с Контур-бухгалтерией | Полная |
| ЭДО Лайт (ФНС) | Бесплатный сервис от ФНС, базовый функционал | Базовая |
| Такском | Корпоративный сегмент | Роуминг работает |
На практике почти всегда сделки через ЭДО оформляются по сценарию:
- Поставщик создаёт УПД в системе ЭДО
- Подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП)
- Отправляет на ИНН покупателя
- Покупатель получает уведомление в своей системе ЭДО
- Подписывает УПД своей КЭП — это финальное подтверждение приёмки
- Документ автоматически уходит в учётную систему (1С, СБИС, Контур-бух)
ГК Нефтепродукт работает со всеми основными операторами ЭДО: Диадок, СБИС, Контур-Диадок. УПД отправляется в день отгрузки, паспорт качества обычно прикладывается отдельным файлом.
Что делать если документов не дали или не присылают
Бывают ситуации, когда поставщик не торопится присылать документы. Что предпринять:
- Не подписывайте акт приёмки до получения всех документов. Сначала проверьте паспорт качества, ТТН — потом подтверждайте приёмку.
- Если УПД задерживается на день-два после отгрузки — это нормально, оператор ЭДО может тормозить. Но если задержка более недели — пишите официальное обращение поставщику.
- Если паспорта качества «нет в наличии» — это серьёзный сигнал. По ГОСТ паспорт обязан выдаваться НПЗ на каждую партию. Возможно поставщик пересыпал из другой партии или вообще из другого источника. Не принимайте партию без паспорта.
- Если сертификат соответствия предоставляется не на конкретную партию , а «общий» — это нормально для декларации ТР ТС (она на серию). Для сертификата ГОСТ — тоже допустимо.
- Если по итогу всех претензий документы не предоставляются — оформляйте акт о несоответствии договору, направляйте претензию с требованием возврата средств или замены партии. С приложением фото, видео приёмки, фактических измерений.
Особые случаи: тендеры и госзакупки
При работе по 44-ФЗ (госзакупки) и 223-ФЗ (закупки государственных компаний) пакет документов расширяется:
- Декларация ТР ТС обязательна (часто требуется ещё на этапе подачи заявки)
- Сертификат соответствия ГОСТ — по требованию заказчика
- Спецификация на конкретную партию с указанием технических характеристик
- Сертификат происхождения СТ-1 (для российского происхождения, для применения преференции)
- Банковская гарантия исполнения контракта (или денежное обеспечение)
- Гарантия качества с фиксированным сроком (обычно 12 месяцев с даты отгрузки)
Готовый пакет «под тендер» поставщик собирает быстрее, если уже имеет опыт работы с госзакупками. ГК Нефтепродукт работает по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить документы бумажной формы?+
Сколько хранить документы на партию?+
Что делать если паспорт качества не соответствует фактическим параметрам?+
Можно ли запросить копию декларации ТР ТС?+
Что такое акт приёмки и обязателен ли он?+
Как проверить ИНН поставщика?+
Какие документы оформляются при отсрочке платежа?+
Можно ли отказаться от партии после приёмки?+
Готовый пакет документов на каждую поставку
УПД через ЭДО, паспорт качества НПЗ-изготовителя, ТТН — без задержек и отдельных запросов. Договор поставки и карта партнёра — для первой сделки.
8 (800) 551-09-79
Связанные материалы:
- Условия поставки — объёмы, оплата, документы
- Расшифровка ГОСТ 32511-2013 на дизельное топливо
- Чем отличается летнее и зимнее ДТ
- Оптовая торговля нефтепродуктами — общая информация
- Контакты и реквизиты ГК Нефтепродукт
- Реальные кейсы оптовых поставок
- 8 (800) 551-09-79
- info@gknefteprodukt.ru
2026 Группа компаний НЕФТЕПРОДУКТ
Покупателям
- Купить нефтепродукты оптом — каталог цен
- Калькулятор плотности нефтепродуктов ГОСТ 3900
Бизнес
- Нефтепродукты оптом по всей России — ДТ, бензин, мазут, битум, керосин
- Автотранспорт: перевозка топлива и грузов
О компании
- История компании
- Карьера в компании
- Контакты ГК Нефтепродукт — Москва и Чебоксары